ChatGPT im Unternehmen einführen: Was vor dem ersten Prompt geklärt sein muss

Die meisten Unternehmen haben ChatGPT nicht eingeführt. Es ist eingesickert: Jemand hat es privat ausprobiert, fand es nützlich und nutzt es seitdem für Arbeitsaufgaben. Auf diesem Weg entsteht Nutzung ohne Regeln, ohne Überblick und ohne Zuständigkeit.

Die Einführung nachzuholen ist kein großes Projekt. Vier Punkte reichen.

1. Der Tarif entscheidet über den Datenumgang

Der wichtigste Unterschied zwischen Privat- und Geschäftstarifen betrifft die Frage, was mit den eingegebenen Inhalten geschieht – ob sie zur Verbesserung der Modelle verwendet werden, wie lange sie gespeichert bleiben und ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag angeboten wird.

Diese Bedingungen ändern sich und unterscheiden sich je nach Anbieter und Tarif. Deshalb gehört an diese Stelle keine Faustregel, sondern ein Arbeitsschritt: die aktuellen Bedingungen des konkret gewählten Tarifs lesen und die Antworten schriftlich festhalten. Drei Fragen genügen:

• Werden Eingaben zum Training verwendet, und lässt sich das abschalten?
• Wie lange werden Verläufe gespeichert und wer kann darauf zugreifen?
• Wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag angeboten, und wo liegt der Verarbeitungsort?

Die datenschutzrechtliche Seite ist in KI und Datenschutz ausführlicher beschrieben.

2. Eine Negativliste statt einer Positivliste

Der verbreitete Ansatz ist eine Liste erlaubter Anwendungsfälle. Sie ist am ersten Tag unvollständig und wird ignoriert, sobald jemand etwas Sinnvolles vorhat, das nicht darauf steht.

Wirksamer ist die Umkehrung: eine kurze Liste dessen, was nie eingegeben wird. In den meisten Unternehmen sind das:

• Personenbezogene Daten von Kunden, Bewerbern und Beschäftigten
• Vertragsinhalte, die einer Verschwiegenheitsvereinbarung unterliegen
• Zugangsdaten jeder Art
• Unveröffentlichte Geschäftszahlen
• Von Kunden überlassene Unterlagen ohne deren Zustimmung

Fünf Punkte, die sich merken lassen. Alles andere ist erlaubt. Das ist praktikabler als jede Freigabeliste und deckt den tatsächlichen Risikobereich besser ab.

3. Die Verantwortung bleibt bei der Person

Der Satz, der in jede Nutzungsregel gehört: Wer ein Ergebnis verwendet, steht dafür gerade – wie für jeden anderen Arbeitsschritt auch.

Das klingt selbstverständlich und ist es nicht. Die Fehler von Sprachmodellen sind flüssig formuliert und dadurch schwer zu erkennen. Erfundene Quellenangaben, plausible Zahlen ohne Grundlage, veraltete Rechtslagen – das alles kommt in gutem Deutsch daher. Wer eine Ausarbeitung ungeprüft weitergibt, hat nichts delegiert, sondern ein Risiko übernommen.

Praktische Konsequenz: Alles, was das Haus verlässt, wird gegengelesen. Alles, was eine Zahl oder eine Quelle enthält, wird geprüft. Worauf man dabei achtet, beschreibt falsche KI-Antworten.

4. Die Pflicht zur KI-Kompetenz

Artikel 4 des EU AI Act verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, Maßnahmen zu ergreifen, die die KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen fördern, die diese Systeme in ihrem Auftrag bedienen – unter Berücksichtigung von technischem Vorwissen und Einsatzkontext. Ein bestimmtes Kompetenzniveau muss nicht garantiert werden.

Diese Regelung gilt seit dem 2. Februar 2025. Betroffen ist nicht nur, wer KI entwickelt: Wer ein System im Unternehmen einsetzt, ist Betreiber.

Für die meisten Unternehmen ist die Umsetzung überschaubar: eine interne Schulung, die erklärt, wie diese Systeme funktionieren, wo ihre Grenzen liegen und welche Regeln im Haus gelten – dokumentiert, mit Datum und Teilnehmerliste. Die Kennzeichnung von Ergebnissen nach außen ist eine davon getrennte Frage, siehe KI-Kennzeichnungspflicht.

Wo sich der Einsatz lohnt – und wo nicht

Das Muster ist erkennbar: Sprachmodelle sind stark, wenn vorhandenes Material umgeformt wird, und schwach, wenn Material entstehen soll, das sie nicht haben. Wer gute Ergebnisse will, liefert den Ausgangsstoff mit – dasselbe Prinzip, das auch bei Prompts für SEO-Aufgaben den Unterschied macht.

Die Einführung in einer Woche

1. Tag 1: Tarif auswählen, Bedingungen zum Datenumgang prüfen und notieren, gegebenenfalls Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen.
2. Tag 2: Zugänge zentral anlegen. Private Nutzung für Dienstliches damit beenden.
3. Tag 3: Eine Seite Nutzungsregel schreiben – Negativliste, Prüfpflicht, Ansprechpartner.
4. Tag 4: Schulung durchführen und dokumentieren. Damit ist Artikel 4 adressiert.
5. Tag 5: Eine Sammelstelle für funktionierende Prompts einrichten. Das ist der Teil, der über Monate den meisten Nutzen bringt.

Wer weitergehen will – etwa zu Systemen, die eigenständig Arbeitsschritte ausführen – findet die Überlegungen dazu in KI-Agenten. Die Reihenfolge bleibt aber dieselbe: erst Regeln, dann Werkzeuge.