KI-Meetingnotizen: Was vor der ersten Aufzeichnung geklärt sein muss

Von allen KI-Anwendungen im Arbeitsalltag ist diese die unspektakulärste und eine der nützlichsten: Eine Besprechung wird transkribiert, zusammengefasst, und am Ende steht eine Liste von Verabredungen. Der Zeitgewinn ist echt.

Anders als bei den meisten anderen Anwendungen gibt es hier allerdings eine Hürde, die nicht im Datenschutz liegt, sondern im Strafrecht.

Der Punkt, der zuerst geklärt sein muss

Nach § 201 StGB ist es strafbar, das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen unbefugt auf einen Tonträger aufzunehmen. Eine Besprechung im Unternehmen – ob im Raum oder als Videokonferenz – ist nichtöffentlich gesprochenes Wort.

„Unbefugt“ ist der entscheidende Begriff: Mit Zustimmung der Beteiligten liegt keine unbefugte Aufnahme vor. Ohne sie schon – und zwar unabhängig davon, wie harmlos der Inhalt ist und ob die Aufnahme später gelöscht wird.

Praktisch heißt das:

• Vor Beginn hinweisen und nachfragen. Nicht nur in der Einladung – dort liest es niemand.
• Alle Beteiligten, nicht die Mehrheit. Ein Widerspruch genügt.
• Die Zustimmung festhalten. Ein Satz im Protokoll reicht.
• Bei Widerspruch nicht aufzeichnen. Eine teilweise Aufzeichnung ist technisch nicht möglich.

Das ist keine Rechtsberatung. Wer regelmäßig aufzeichnet, insbesondere Kundengespräche, sollte das Vorgehen einmal fachlich prüfen lassen.

Der zweite Punkt: wohin die Daten gehen

Eine Besprechung enthält mehr, als die Zusammenfassung später wiedergibt: Zwischenbemerkungen, Namen von Kunden und Bewerbern, Zahlen, interne Einschätzungen. All das wird bei dem gewählten Anbieter verarbeitet.

Die Fragen sind dieselben wie bei jedem anderen KI-Werkzeug – nur mit mehr Gewicht, weil der Inhalt nicht ausgewählt, sondern vollständig ist:

• Werden die Aufzeichnungen zur Verbesserung der Dienste verwendet, und lässt sich das abschalten?
• Wie lange werden Aufzeichnung und Transkript gespeichert, und wer im Haus hat Zugriff?
• Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und wo findet die Verarbeitung statt?
• Werden Aufzeichnung und Transkript nach der Zusammenfassung automatisch gelöscht?

Die letzte Frage ist die, die am meisten Wirkung hat. Ein Bestand aus zwei Jahren Besprechungsmitschnitten ist ein Archiv, das niemand geplant hat und das im Ernstfall vollständig herausgegeben werden muss. Die weiteren Überlegungen dazu stehen in KI und Datenschutz.

Wo die Werkzeuge gut sind und wo nicht

Die letzten beiden Zeilen enthalten das eigentliche Risiko. Ein Satz wie „wir könnten das bis Freitag machen“ wird in der Zusammenfassung zu „Aufgabe: bis Freitag erledigen“. Aus einer Überlegung wird eine Zusage, und niemand merkt es, weil die Zusammenfassung plausibel klingt. Dasselbe Muster wie bei anderen falschen KI-Antworten: Der Fehler ist gut formuliert.

Der Ablauf, der sich bewährt hat

1. Zu Beginn hinweisen und die Zustimmung einholen.
2. Nach der Besprechung die Zusammenfassung selbst lesen, bevor sie verteilt wird. Fünf Minuten.
3. Verabredungen prüfen und korrigieren. Vor allem: Wer hat sich wirklich verpflichtet?
4. Erst dann verteilen – mit dem Hinweis, dass die Zusammenfassung maschinell erstellt und geprüft wurde.
5. Aufzeichnung löschen, sobald die Zusammenfassung steht.

Schritt zwei ist der, der entscheidet, ob das Werkzeug Zeit spart oder Ärger erzeugt. Eine ungeprüfte Zusammenfassung, die an alle geht, enthält früher oder später eine Zusage, die niemand gegeben hat – und dann ist die Diskussion darüber teurer als das handschriftliche Protokoll gewesen wäre.

Schritt vier ist nicht nur Höflichkeit. Die Frage, ob der Einsatz von Automatisierung für die Empfänger erkennbar ist, gehört zu den Punkten, die auch Google in seinem Fragenkatalog für Inhalte stellt – mehr dazu in Quellen richtig angeben und KI-Kennzeichnungspflicht.

Was das Transkript darüber hinaus wert ist

Ein unterschätzter Nebeneffekt: Die Fragen, die in Kundengesprächen tatsächlich gestellt werden, stehen wörtlich im Transkript. Das ist das ehrlichste verfügbare Material für die eigenen Inhalte – besser als jede Keyword-Recherche, weil es die echte Formulierung ist.

Wer solche Transkripte über Monate sammelt, hat damit sowohl die Themenliste für den Redaktionsplan als auch die Grundlage für eine durchsuchbare interne Wissensbasis – dazu eigene Wissensdatenbank für KI. Voraussetzung bleibt in beiden Fällen die Zustimmung, unter der das Material entstanden ist: Wer Gespräche für ein Protokoll aufzeichnet, hat sie nicht für eine Datenbank aufgezeichnet.

Die Regeln für den Werkzeugeinsatz insgesamt – Tarifwahl, Negativliste, Zuständigkeit – stehen in ChatGPT im Unternehmen einführen.